Якщо порівняти два види форматів збереження документів, то копіювання – це точна копія оригінального документа на паперовому носії, а сканування – збереження інформації у файлі на електронному носії.
Сканування, тобто переклад носіїв інформації на твердих носіях, а саме, документів, фотографій, схем та креслень, книг, журналів, та багато іншого, у цифровий образ для подальшого зберігання та обробки на комп'ютері.
Скан-копії документів – це електронні зразки, які одержують шляхом сканування. За допомогою сканування вдається зробити якісну електронну копію у графічному форматі. Для електронних документів не потрібні стелажі та сховища. Вони зберігаються на спеціальних носіях.
Сканування аркушів документа це його переклад тексту у електронний вигляд. Робиться це через сканер або за допомогою звичайного фотографування на смартфон чи цифрову камеру. Розпізнавання – це перетворення сканованого документа (тексту) в електронний вигляд.