Стиль телефонної розмови має бути стислим і тактовним, а зміст – вичерпним, таким, що не допускає подвійного або хибного тлумачення. Якщо секретарю необхідно перервати розмову, щоб відповісти на інший дзвінок, він повинен попросити у співрозмовника дозволу зробити це.
Як відповідати на дзвінок
- Будьте ввічливі і не змушуйте абонента чекати. …
- Не змушуйте нервувати того, хто телефонує. …
- Бувають ситуації, коли відповідати на дзвінок незручно. …
- Вам можуть зателефонувати по другій лінії. …
- Привітайте. …
- Представтеся. …
- Завершіть розмову.
За етикетом першим має завжди представлятися той, хто телефонує.
Телефонувати в будні на мобільний і домашній телефон раніше восьмої ранку і пізніше 22-ї години вважається поганим тоном. Кількість гудків під час дзвінка не має бути більшою за п’ять.