Номер присвоюється (формується) автоматично у процесі подання декларації до митного органу. Декларація передається декларантом до митниці за допомогою електронної передачі даних через спеціальні програми та підписується при цьому електронно-цифровим підписом. Після цього відбувається реєстрація декларації.
Номер митною декларації надається після подачі та вказується в «Графі А» митній декларації. елемент 1 – код митного органу, який зареєстрував ДП, відповідно до класифікаторів митних органів, що застосовуються у державах – членах Спілки.
Перший блок номери ВМД – код митного підрозділу, який здійснює контроль за ввезенням товару. Другий – дата реєстрації декларації. Вказують день, місяць, дві останні цифри цього року. Третій – порядковий номер, що присвоюється за журналом реєстрації декларацій митницею.
Декларації складаються за формою, затвердженою у додатку 2 до Рішення комісії Митного союзу від 20.05.2010 № 257. Їхні номери відображаються у графі А зазначеного документа. Не слід помилково приймати за номер ВМД довідковий номер, що фіксується у графі 7 ДП.